Internationale Projectadministrateur

Het helpen van mensen in nood om de hoek – en ver weg, vanuit ons hart en met de mouwen opgestroopt, dát is waar het Rode Kruis voor staat.

Dit doen wij door het vergroten van de weerbaarheid van mensen zodat zij zichzelf en anderen helpen in noodsituaties en door het bieden van noodhulp en het vergroten van de hulpvaardigheid en hulpbereidheid. Het Nederlandse Rode Kruis verleent in Nederland samen met meer dan twintigduizend vrijwilligers Noodhulp, Evenementenhulp, Eerste Hulp(onderwijs), Burgerhulp en is dé verbinder op het gebied van zelfredzaamheid  tussen het (lokale) zorg- en veiligheidsdomein.

Ook internationaal maken wij mensen in nood, die kwetsbaar zijn voor en/of blootgesteld zijn aan natuurrampen of crisis, weerbaarder door het bieden van integrale humanitaire hulp.

We werken vanuit zeven grondbeginselen: menslievendheid; onpartijdigheid; neutraliteit; onafhankelijkheid; vrijwilligheid; eenheid; algemeenheid.

Vanuit Den Haag helpt het team van de Internationale Projectadministratie met de programma’s die het Nederlandse Rode Kruis veelal zelf uitvoert. Dat gebeurt in onze 16 partnerlanden verspreid over de wereld, waar we voor langere tijd verschillende projecten uitvoeren, administreren en hierover rapporteren.

Voor het team zoeken wij een collega voor de functie van

 Internationale Projectadministrateur (40 upw)

In het veld, in die 16 landen waar onze lange termijn projecten lopen, wordt noodhulp verleend. Deze hulp wordt vaak gefinancierd door bijdragen van donoren: zakelijk, particulier, vanuit overheden of NGOs. Natuurlijk is het van groot belang dat we kunnen bouwen op een goede administratie: om onze projectmanagers de juiste informatie te kunnen leveren om hun projecten goed te sturen; om te kunnen rapporteren over wat we doen en daarmee toekomstige financiering zeker te stellen; en om aan de regels van accountants te voldoen. Daarmee zorgen we samen voor optimale hulp, nu en in de toekomst.

In Den Haag controleert en converteert het project administratie team de lokaal gevoerde administratie, en verwerkt deze in onze eigen administratie. Dit gebeurt met oog voor de situatie in het veld en in lijn met administratieve eisen en contracten met donoren. In overleg met onze collega’s ter plekke wordt er advies gegeven over de administratie en worden aanpassingen besproken. Daarnaast assisteert het team de afdeling Financial Control door het opstellen en consolideren van donorrapportages en aanleveren van gegevens voor audits. Er wordt in Den Haag ook nauw samengewerkt met de Internationale Desk, waar nieuwe projecten en budgetten worden opgezet en bestaande worden bewaakt.

Als project administrateur ben je verantwoordelijk voor de controle en verwerking van de administratie van jouw eigen portfolio aan landen. Met jouw gedegen kennis van boekhouden en administratie houd je alle aspecten uit elkaar: welke projecten er in welke landen lopen; welke kosten daarvoor lokaal worden gemaakt, door het lokale kantoor of de lokale staff, en welke kosten er vanuit het hoofdkantoor worden gemaakt; of de onderbouwing van die kosten voldoet aan de (boekhoudkundige) eisen van het Rode Kruis, van donoren en van accountants; hoeveel cash advances er uit zijn gegeven en verantwoord; hoeveel geld er lokaal nog open staat en zou moeten staan; alles loopt via jou en jij houdt het bij. Je bent klantvriendelijk ingesteld, je adviseert, geeft training en informeert de lokale staff en collega’s ter plekke. Tegelijk ben je ook kritisch: is de administratie op tijd? En juist? In lijn met budget? Voldoende onderbouwd?

Het Rode Kruis zoekt een project administrateur die het volgende meebrengt:

  • Met jouw inhoudelijke administratieve en boekhoudkundige kennis dien je als expert en vraagbaak, voor de collega’s in de landen en op het hoofdkantoor.
  • Je bent communicatief sterk; je zoekt verbinding binnen en buiten het team; je hebt geduld en je kan inhoud uitleggen aan non-financials, in Den Haag en in het veld.
  • Je bent planmatig en detail-oriented en je bent niet vies van hard werken.
  • Je kent je weg in Excel en maakt gedegen en overzichtelijke analyses en rapportages, in lijn met interne en externe eisen.
  • Je zegt wat je doet en doet wat je zegt; je bent open, eerlijk en fair. Je vindt de juiste balans tussen regel en uitzondering.
  • Je begrijpt processen en ziet het als een uitdaging daar uniformiteit, aansluiting en vernieuwing in aan te brengen, en betrokkenen daarin te betrekken en mee te nemen.
  • Je bent leergierig en gemotiveerd om jezelf te blijven ontwikkelen.
  • Je hebt een flexibele werkinstelling en je vindt het niet erg om af en toe buiten kantooruren te werken.
  • Naast Nederlands schrijf en spreek je ook goed Engels, Frans is een pré.

De functie vraagt HBO werk- en denkniveau en gedegen kennis van administratie en boekhouden. Belangrijk voor ons is dat je aan alle kwalificaties voldoet. Waar je een opleiding hebt gevolgd of werkervaring hebt opgedaan is van ondergeschikt belang. Wij laten ons niet leiden door culturele achtergrond, fysieke beperkingen, genderidentiteit, geloofsovertuiging, geaardheid of leeftijd. We verwachten wel van jou dat jij die overtuiging deelt.

Wat bieden wij jou:

Een warme en mensgerichte werkomgeving waar je jezelf kunt zijn en je ruimte hebt voor eigen initiatief en ontwikkeling. Het Nederlandse Rode Kruis heeft een eigen cao. Deze functie valt in salarisschaal 9, te weten minimaal € 2.694,96 en maximaal € 3.397,03 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 40 uur.

Wij werken volledig in de cloud, zowel thuis als op het hoofdkantoor.

En nu:

Ben je geïnteresseerd, en voldoe je aan het profiel, dan ontvangen we graag je motivatiebrief en CV gericht aan Jeneth Santoe, P&O adviseur, via https://werkenbij.rodekruis.nl/nl/Vacancy/Postulate/161139

De procedure sluit bij voldoende aanmeldingen dus wacht niet te lang en solliciteer.

Een online assessment en referentiecheck is onderdeel van de procedure.

Mocht je vragen hebben over of naar aanleiding van deze functie dan kun je terecht bij Spyros Papastamatiou, Team Lead Internationale Project administratie, via spapastamatiou@redcross.nl of 070-44 55 716

Voor meer informatie over het Rode Kruis zie onze website www.rodekruis.nl en www.rodekruis.tv. Het NRK op facebook: Facebook.com/rodekruis en Twitter: Twitter.com/rodekruis Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Medewerker donateursadministratie

Kansfonds helpt mensen omzien naar de kwetsbaarsten in onze samenleving, zodat niemand buitengesloten raakt. We steunen kansrijke initiatieven die kwetsbare mensen helpen om hun situatie te doorbreken. En die zijn opgezet door betrokken mensen die iets willen doen voor de ander. Díe initiatieven, ruim 500 per jaar, versterken we met geld. Dat doen we met giften van betrokken medemensen en door kennis en ervaring te delen. Zo zorgen we met elkaar voor een samenleving waarin plek is voor iedereen. Kijk voor meer informatie op www.kansfonds.nl. Kijk voor meer informatie op www.kansfonds.nl.

Wat doe jij als medewerker donateursadministatie M/V (16 uur)?

Als medewerker donateursadministratie ondersteun je je collega’s op de afdeling Fondsenwerving & Communicatie en dan met name de senior marketeer en communicatieadviseur. Daarnaast werk je samen met de relatiemanager major donors en leg je verantwoording af aan het hoofd Fondsenwerving & Communicatie. Voor de continuïteit is het noodzakelijk om vier dagen in de week aanwezig te zijn.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Beheer van donateur gegevens in het CRM systeem (ervaring met AFAS is een pre);
  • Opvolgen van informatieverzoeken, versturen van bedankbrieven en het voeren van telefonische servicegesprekken;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze donateurs;
  • Je beheert de donateursadministratie;
  • Nieuwe donateurs geef je een telefonisch warm welkom;
  • Verwerken van reacties en vragen van relaties in het CRM systeem;
  • Verzending en administratieve afhandeling van ons magazine Mede;
  • Beheer van de algemene email inboxen van Kansfonds.

Wie ben je en welke ervaring en kennis neem je mee?

  • Een administratieve opleiding op MBO-niveau;
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
  • Je bent 16 uur verdeeld over 4 dagen per week beschikbaar;
  • Je werkt zelfstandig, accuraat, servicegericht en gestructureerd en hebt een proactieve en flexibele instelling;
  • Je bent sociaalvaardig en proactief in het bedenken van klantgerichte oplossingen;
  • Je bent vlot en vriendelijk in het beantwoorden van post en e-mail en je kunt donateurs telefonisch professioneel te woord staan;
  • Je hebt ervaring met administratieve processen, gevorderde kennis van Excel en bij voorkeur ervaring met AFAS of een soortgelijk CRM systeem;
  • Affiniteit met het Katholiek Sociaal Denken is een pre;
  • Je herkent je in de kerncompetenties van Kansfonds: versterkend, zorgvuldig, initiatiefrijk en oprecht;
  • Je bent woonachtig in de regio Hilversum.

Wat bieden wij?

  • Een functie bij een ambitieuze organisatie in ontwikkeling, zeer actief in een breed sociaal maatschappelijk werkveld;
  • Een hecht team van enthousiaste en betrokken collega’s die werken vanuit hoofd én hart;
  • Een salaris van € 1800,20 tot maximaal € 2.425,00 bruto per maand op basis van 36 uur (schaal D, CAO voor het Omroeppersoneel) en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering en een uitstekende pensioenregeling bij PNO.

Enthousiast over deze functie? Stuur dan voor 29 juni 2020 een motivatiebrief met CV per e-mail naar sollicitatie@kansfonds.nl. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Erika van Harten, senior marketeer, telefoon 035 624 96 51. Houd er vast rekening mee, dat de gesprekken voor de eerste ronde plaatsvinden op donderdag 16 juli 2020.

— U wordt vriendelijk verzocht om acquisitie naar aanleiding van deze vacature achterwege te laten —

Administrative Support Officer

Médecins Sans Frontières (MSF) is an independent, medical, emergency relief organisation that provides assistance to people worldwide, regardless of their background, religion or political convictions. Above all, we aim to save lives and to offer medical care to victims of disasters, wars and epidemics. Working together with local staff, we give direct support to the population. MSF also appeals to those in power, including governments and international organisations, and speaks out about the abuses we encounter in the course of our work.

MSF coordinates operations through collaborations between global offices. ‘Artsen zonder Grenzen Nederland’ (MSF-Holland) has a partnership with offices in Germany, India and the UK. This partnership, known as MSF Operational Centre Amsterdam (MSF-OCA), operates medical humanitarian interventions in about 30 countries. MSF-OCA deploys 1,300 international staff per annum and employs 8,500 national staff.

The office of MSF-Holland is located in Amsterdam and hosts more than 300 employees, offering direct support to MSF-OCA operations.

The Logistics Department (LogD) supports the overall purpose of MSF, providing logistics and technical support to the OCA field operations. The department is responsible for providing strategic direction, integrated advice and hands on support to logistics and technical issues in the field. The department is made up of the Field Support Unit (FSU) and the Amsterdam Procurement Unit (APU).

The goal of APU is to supply the field with the right goods at the right place in the right time. The Procurement Unit (34 staff) is responsible for processing the orders from the project countries and delivering a wide assortment of medical and non-medical goods to the projects within the required timeframe. A part of the assortment is strategically held in stock while the rest is procured on an as need basis.

With immediate effect, our Procurement Unit has a temporary vacancy for a:

Administrative Support Officer (100%)

Based in Amsterdam until 31/12/2020

POSITION AND MAIN RESPONSIBILITIES

You provide administrative support to the Operational and Tactical teams of the Procurement Unit. The support consists of but is not limited to:

  • Keeping the Document Management System up-to-date;
  • Adding new batch-related documents to the Document Management System including the to-be-created repository for non-batch related documents facilitating the supply process to the field;
  • Contacting suppliers to request missing documents;
  • Informing the Tactical Procurement Officers for structural follow-up regarding suppliers that do not comply;
  • Supporting Tactical Procurement Officers with RFIs, RFQs, etc.;
  • Making sure information and settings (e.g. country in- and exclusivity settings, UoMs) are managed in a correct, consistent and uniform way in the ERP system;
  • Uploading prices in the ERP system;
  • Writing/updating/filing procedures relevant for Operational and Tactical Procurement;
  • Identifies and points out the consequences of errors made by operational and tactical officers when working in the ERP environment resulting in time-consuming issues downstream; provides consistent and proper support to that effect (instrumental in solving these errors).
  • Following up with different teams in regards to invoice status (paid / not paid)
  • Preparing and providing reports on a regular basis

PROFILE

We are looking for an enthusiastic, flexible individual with a bachelors level education in a commercial or supply chain direction or with similar experience. You have at least three years of relevant work experience and are more than familiar with automated order processing systems / ERP systems (we have recently transitioned to Microsoft 365). Statistical/reporting skills (excellence in Excel is a must).

Transactional work fits you, and so you are accurate and consistent. You strive for a zero defect environment and want to understand what effect potential errors in the system can have on the performance of the MSF international supply chain. You understand the system process behavior and the consequences it can have in other areas.

You are curious and inquisitive. You furthermore have good communication skills and good knowledge of the English language. Understanding the Dutch language is an advantage. You furthermore are organized, stress resistant, result driven and service-oriented in addition to a team player with initiative and a good follow-up attitude. You are prepared to occasionally work beyond office hours, when required.

Competencies

  • Planning and organisation
  • Service orientation
  • Results and quality orientation
  • Behavioral flexibility

WE OFFER

A contract until the end of 2020 based on a 100% appointment in salary grade 4 (with a gross monthly salary between  €   2,172   and €   3,102  depending upon relevant professional experience and based upon a 40-hour working week).

A premium free pension and 30 holidays per year based on a 40-hour workweek.

A challenging position in a stimulating, professional an international working environment.

INFORMATION & APPLICATION

If you are interested in this post and would like additional information, please contact Mr. Lionel Bouché, Teamleader Tactical Procurement by email:  lionel.bouche@amsterdam.msf.org

Immediate availability is a plus.

Please upload  a letter of motivation and Curriculum Vitae in English as one combined document.

Deadline for application is  20 May 2020

Interviews will take place on 26 and 27 May 2020.

An excel test will form part of the selection process.

~~Acquisition is not appreciated ~~

Medewerker Financiële Administratie

Natuurmonumenten is op zoek naar een Medewerker Financiële Administratie op het gebied van debiteurenbeheer. De Financiële administratie maakt momenteel een professionaliseringsslag. Hierbij worden nieuwe systemen en processen geïmplementeerd en bestaande geoptimaliseerd (o.a. Purchase-to-pay en Financieel systeem). In jouw rol als Medewerker Financiële administratie ben je verantwoordelijk voor de debiteurenadministratie en kom je proactief met verbetervoorstellen om zo de professionalisering op jouw vakgebied vorm te geven en voort te zetten. Zo zorg je samen met ons voor het behoud van de prachtige natuur in Nederland.

Jouw werk als Medewerker Financiële Administratie (Debiteuren)

Als Medewerker Financiële administratie (debiteuren) verzorg je samen met een collega de debiteurenadministratie en het beheer daarvan. Jaarlijks verwerken jullie samen zo’n 12.000 facturen. Je bent onderdeel van het team Financiële administratie van 8 personen en rapporteert aan de Manager Financiële administratie. Je werkt intensief samen met je team en met collega’s van andere afdelingen binnen Natuurmonumenten. Daarnaast heb je externe contacten met de debiteuren en het incassobureau. Jouw taken:

  • Beoordelen, controleren en verzorgen vastlegging van de uitgaande facturen;
  • Uitvoeren van de incasso- en aanmaningsprocedure en afstemmen met externe klanten en interne opdrachtgevers;
  • Uitvoeren werkzaamheden voor periodeafsluiting (o.a. aansluiting van sub administratie met balans, berekening voorziening dubieuze debiteuren);
  • Opstellen en analyseren van rapportages m.b.t. debiteuren;
  • Ondersteunen en uitvoeren administratieve taken voor de projectverantwoordingen;
  • Signaleren van procesafwijkingen en (onderbouwde) suggesties doen voor optimalisering;
  • Verwerken van de bankafschriften;
  • Vervangen van collega’s bij afwezigheid.

Wat jij meeneemt

Samenwerken en klantgerichtheid is voor jou niet meer dan logisch. Je haalt plezier uit een nauwkeurig administratie, problemen analyseren en het doen van verbetervoorstellen. Je  bent nauwkeurig, zelfstandig, verantwoordelijk, communicatief vaardig, resultaatgericht en je kunt denken in financiële processen. Verder heb je:

  • Minimaal een afgeronde MBO opleiding in een administratieve richting;
  • Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Ervaring bij een profit onderneming is een pré;
  • Kennis en ervaring met Excel en Word;
  • Ervaring met diverse financiële pakketten is een pré;
  • Een proactieve en hands-on mentaliteit;
  • Je ogen en oren gespitst op waar vernieuwing kan bijdragen aan de optimalisatie van de financiële administratie bij Natuurmonumenten.

Wij bieden

Werken bij Natuurmonumenten betekent dat je onderdeel bent van een gemotiveerd team met ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Je kunt een bijdrage leveren aan het behoud en de ontwikkeling van de mooiste natuurgebieden in Nederland. Wij bieden:

  • Een afwisselende baan in een prachtige werkomgeving. Op dit moment is de standplaats ’s-Graveland, maar een verhuizing naar Amersfoort (nabij CS) is in voorbereiding;
  • 60% dienstverband, Natuurmonumenten kent een 37-urige werkweek;
  • Een functie die gewaardeerd is in functieschaal 4. Afhankelijk van opleiding en werkervaring minimaal €2320,- en maximaal € 2969,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband;
  • Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Bij wederzijdse tevredenheid kan dit aansluitend worden verlengd.

Werken bij Natuurmonumenten

Natuurmonumenten is trots en deskundig beheerder van natuurgebieden, waardevolle landschappen en cultureel erfgoed. We verrijken Nederland met bestaande en nieuwe natuurgebieden. Overal in het land. Voor iedereen. We stellen natuur en cultuurhistorie veilig door gebieden en gebouwen aan te kopen, te beheren en toegankelijk te maken. Dat doen we al sinds 1905 met steun van ruim 750.000 betrokken natuurliefhebbers. Deze leden, donateurs en vrijwilligers komen samen met ons op voor natuur in Nederland. Meer informatie is te vinden op onze website: www.natuurmonumenten.nl.

Meer informatie en sollicitatie

Ben jij de enthousiaste, energieke en leergierige medewerker Financiële Administratie (debiteuren) die we zoeken? Stuur dan uiterlijk 10 mei 2020 je CV en motivatiebrief (in word of pdf) naar Fleur de Ruig, Manager Financiële Administratie a.i. via onderstaande knop.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Fleur de Ruig op telefoonnummer 06-46 39 89 27.

Natuurmonumenten stelt het hebben van een VOG verplicht.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Administrative Support Officer

We are  Medecins  sans  Frontieres

Médecins  Sans  Frontières  (MSF) is an independent, medical, emergency relief organisation that  provides assistance to  people worldwide, regardless of their background, religion or political convictions. Above all, we aim to save lives and to offer medical care to victims of disasters, wars and epidemics. Working together with local staff, we give direct support to the population. MSF also appeals to those in power, including governments and international organisations, and speaks out about the abuses we encounter in the course of our work.

The Logistics department plays a key role in ensuring logistic performance for the benefit of the programs deployed in the various project countries. The department consists of the Procurement Unit and the Field Support Unit. The Procurement Unit (25 staff) is responsible for processing the orders from some 26-project countries and delivering a wide assortment of medical and non-medical goods to the projects within the required timeframe. A part of the assortment is strategically held in stock while the rest is procured on an as need basis. Due the size and complexities of the program interventions, the stocked assortment is rapidly expanding.

With immediate effect, our Procurement Unit has a temporary vacancy for a:

Administrative Support Officer (100%)

(1 year)

Based in Amsterdam

POSITION AND MAIN RESPONSIBILITIES

You provide administrative support to the Operational and Tactical teams of the Procurement Unit. The support consists of but is not limited to:

  • Keeping the Document Management System up-to-date;
  • Adding new batch-related documents to the Document Management System including the to-be-created repository for non-batch related documents facilitating the supply process to the field;
  • Contacting suppliers to request missing documents;
  • Informing the Tactical Procurement Officers for structural follow-up regarding suppliers that do not comply;
  • Supporting Tactical Procurement Officers with RFIs, RFQs, etc.;
  • Making sure information and settings (e.g. country in- and exclusivity settings, UoMs) are managed in a correct, consistent and uniform way in the ERP system;
  • Uploading prices in the ERP system;
  • Writing/updating/filing procedures relevant for Operational and Tactical Procurement;
  • Identifies and points out the consequences of errors made by operational and tactical officers when working in the ERP environment resulting in time-consuming issues downstream; provides consistent and proper support to that effect (instrumental in solving these errors).
  • Following up with different teams in regards to invoice status (paid / not paid)
  • Preparing and providing reports on a regular basis

PROFILE

We are looking for an enthusiastic, flexible individual with a bachelors level education in a commercial or supply chain direction or with similar experience. You have at least three years of relevant work experience and are more than familiar with automated order processing systems / ERP systems (we have recently transitioned to Microsoft 365). Statistical/reporting skills in e.g. Excel are a must. Transactional work fits you, and so you are accurate and consistent. You strive for a zero defect environment and want to understand what effect potential errors in the system can have on the performance of the MSF international supply chain. You understand the system process behavior and the consequences it can have in other areas.

You are curious and inquisitive. You furthermore have good communication skills and good knowledge of the English language. Understanding the Dutch language is an advantage. You furthermore are organized, stress resistant, result driven and service-oriented in addition to a team player with initiative and a good follow-up attitude.
You are prepared to occasionally work beyond office hours, when required.

Competencies

  • Planning and organisation
  • Service orientation
  • Results and quality orientation
  • Behavioral flexibility

WE OFFER

A contract for 1 year based on a 100% appointment in salary grade 5 (with a gross monthly salary between €  2,429  and €  3,469 depending upon relevant professional experience and based upon a 40-hour working week).

A premium free pension and 30 holidays per year based on a 40-hour workweek.

A challenging position in a stimulating, professional an international working environment.

INFORMATION & APPLICATION

If you are interested in this post and would like additional information, please contact Mr. Lionel Bouché, Teamleader Tactical Procurement on phone 020-5209508.

Immediate availability is a plus.

Please upload  a letter of motivation and Curriculum Vitae in English as one combined document.  Deadline for application is  6 December 2019. Interviews will take place on 11 December 2019.

~~Acquisition is not appreciated ~~

Administrative Support Procurement O&T-teams

Médecins Sans Frontières (MSF) is an independent, medical, emergency relief organisation that provides assistance to people worldwide, regardless of their background, religion or political convictions. Above all, we aim to save lives and to offer medical care to victims of disasters, wars and epidemics. Working together with local staff, we give direct support to the population. MSF also appeals to those in power, including governments and international organisations, and speaks out about the abuses we encounter in the course of our work.

MSF coordinates operations through collaborations between global offices. ‘Artsen zonder Grenzen Nederland’ (MSF-Holland) has a partnership with offices in the UK and Germany. This partnership, known as ‘MSF Operational Centre Amsterdam’ (MSF-OCA), operates medical humanitarian interventions in about 25 countries. Annually, MSF-OCA deploys approximately 1,100 international staff and employs 7,000 national staff.

The office of MSF-Holland located in Amsterdam hosts more than 250 employees, offering direct support to MSF-OCA operations.

The Logistics Department (LogD) supports the overall purpose of MSF, providing logistics and technical support to the OCA field operations. The department is responsible for providing strategic direction, integrated advice and hands on support to logistics and technical issues in the field. The department is made up of the Field Support Unit (FSU) and the Amsterdam Procurement Unit (APU).

With immediate effect Artsen zonder Grenzen has a vacancy for a

Administrative Support Procurement O&T-teams (100%)

Based in Amsterdam

(Until 31 December 2010)

Position

You provide administrative support to the Operational and Tactical teams of the Procurement Unit. The support consists of but is not limited given responsibilities.

Responsibilities  

  • Keeping the Document Management System up-to-date;
  • Adding new batch-related documents to the Document Management System including the to-be-created repository for non-batch related documents facilitating the supply process to the field;
  • Contacting Suppliers to request missing documents;
  • Supporting Tactical Procurement Officers with RFIs, RFQs, etc.;
  • Making sure information and master data settings (e.g. country in- and exclusivity settings, Unit of Measures, batch control, lead-times etc.) are managed in a correct, consistent and uniform way in the ERP system;
  • Uploading prices in the ERP system;
  • Reporting Key Performance Indicators (KPI’s) on a regular base;
  • Supports the smooth migration from the current ERP to the new ERP system;
  • Other activities with regards to procurement activities and relevant projects;

Profile

We are looking for an enthusiastic, flexible individual with an HBO-level education in a commercial or supply chain direction or with similar experience. You have at least three years of relevant work experience and are more than familiar with automated order processing systems / ERP systems (we are in transition from Oracle to Microsoft 365 for Finance and Operations). Statistical/reporting skills in e.g. Excel are a must. Transactional work fits you, and so you are accurate and consistent.

You strive for a zero defect environment and want to understand what effect potential errors in the system can have on the performance of the MSF international supply chain. You understand the system process behaviour and the consequences it can have in other areas.

You are curious and inquisitive. You furthermore have good communication skills and good knowledge of the English language. Understanding the Dutch language is an advantage. You furthermore are organized, stress resistant, result driven and service-oriented in addition to a team player with initiative and a good follow-up attitude.

You are prepared to occasionally work beyond office hours, when required.

We Offer

  • A contract until 31 December 2019 with a full-time appointment based on 5 days per week. If found suitable, preference will be given to candidates able to start on the date required.
  • The Administrative Support Procurement O&T-teams is in scale 4 with a gross monthly salary between € 2,047 and € 2,923 based on relevant professional experience for this position in MSF and for a 40-hour working week.
  • A premium free pension and 30 holidays per year based on a 40-hour workweek.
  • A challenging position in a stimulating, professional an international working environment.

Information and Application

 

For more information about this position, please contact Tactical Team Leader Germaine van Teeffelen on phone 020-7559596 or Operational Team Leader Suzanne Stové-Michels on phone 020- 5208739.
If you believe that you fit the profile, you can react directly via the ‘Ik stel mij kandidaat’ button.

Please upload a letter of motivation and Curriculum Vitae in English as one combined document.

Deadline for application is 8 March 2019.We will be reviewing applications as they come in. Immediate availability is a plus. The closing date for this post may be brought forward or extended depending on the volume and strength of applications.